Posta elettronica certificata: obbligo o utilità

La PEC, Posta Elettronica Certificata, è obbligatoria per tutti coloro che hanno necessità di un mezzo di comunicazione certificato

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La PEC, Posta Elettronica Certificata, è obbligatoria per tutti coloro che hanno necessità di un mezzo di comunicazione certificato e garantito per l’invio di documenti e messaggi di posta.

Nella sostanza ha le caratteristiche di una normale posta elettronica, ma in realtà ha un valore maggiore. Infatti, i certificati che l’accompagnano hanno il compito di garantire sia l’effettivo titolare, che la data di invio e consegna al destinatario.

È parificata alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Grazie a protocolli di sicurezza viene garantita l’integrità del messaggio e l’assenza di eventuali manomissioni durante il passaggio dal mittente al destinatario.

I soggetti obbligati alla posta elettronica certificata

Il legislatore ha stabilito chi deve aprire una PEC e utilizzarla nella propria attività professionale. L’obbligatorietà è entrata in vigore già dal 2009 a carico di professionisti e società già costituiti. Le nuove imprese devono aderire all’obbligo prima di fare richiesta di iscrizione al Registro Imprese tenuto dalla Camera di Commercio.

Tutte le comunicazioni dall’istituto al soggetto titolare avverranno tramite l’indirizzo di posta certificata, in questo modo si avrà la garanzia del mittente e del destinatario e soprattutto la certezza della marca temporale che certifica il giorno e l’ora di invio del documento e di conseguenza della sua accettazione.

Per le ditte individuali

La PEC è obbligatoria anche per le ditte individuali, utilizzata per le comunicazioni istituzionali inviate sia dalla Camera di Commercio, che dall’Agenzia delle Entrate per il pagamento dei tributi che dall’INPS per i messaggi inerenti la posizione contributiva del titolare e degli eventuali dipendenti.

Questo tipo di indirizzo di posta elettronica ha un’ulteriore utilità per il titolare dell’impresa individuale. Infatti se utilizzata per la comunicazione con i clienti e i fornitori, può essere utilizzata quale prova in sede di eventuali contenziosi, che possono nascere durante i rapporti commerciali.

La posta elettronica certificata con i suoi certificati di ricezione, consegna e le marche temporali può essere considerata una prova di avvenuta accettazione di un preventivo o di una condizione contrattuale.

Per privati

La legge non prevede l’obbligotarietà per i privati, ma in alcuni casi è consigliato anche a singoli possedere un indirizzo di posta elettronica certificata. Infatti a volte è necessario inviare ricevute di pagamento ad enti pubblici come segreterie comunali o uffici dei vigili urbani.

Generalmente la consegna dei documenti in questi casi può essere anche fatto con raccomandata con ricevuta di ritorno o consegna a mano, ma avere a disposizione un indirizzo di posta elettronica si traduce non solo in un notevole risparmio di tempo ma in un maggior rispetto dell’ambiente, poiché documenti, certificati e ricevute sono tutti in formato digitale.

La posta elettronica certificata è obbligatoria per i possessori di Partita IVA perché ha un valore legale, riconosciuto e garantito da istituti certificati. Costituisce una prova della titolarità del messaggio inviato. Pensi che la posta elettronica possa esserti utile?

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