Coworking: Definizione, esempi e fisco

Il Coworking è nuovo modo di concepire il lavoro, che stravolge il concetto standard a cui siamo stati abituati per molto tempo, ecco cos’è

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Il Coworking è nuovo modo di concepire il lavoro, che stravolge il concetto standard a cui siamo stati abituati per molto tempo. E’ uno stile di lavoro più creativo che non segue le regole imposte dagli orari di ufficio.

Si basa sulla condivisione di spazi comuni in luoghi predisposti a ciò, in cui si incontrano persone con professionalità diverse che utilizzano le stesse scrivanie, stampanti, fotocopiatrici, pagando un modico prezzo per l’uso degli stessi.

il Coworking in 1 minuto – Video

Coworking: moda di essere a new style of work

Inizialmente il Coworking era uno stile seguito dai freelance e da coloro che amavano lavorare e ritrovarsi in ambienti aperti, un po’ fuori dagli schemi, o da programmi predefiniti, perché preferivano essere lontani dagli arredi e dai colori degli uffici tradizionali.

Più tardi però quella che all’inizio sembrava solo moda di tendenza, e del momento, ha destato l’attenzione e la curiosità delle grandi aziende che hanno trovato in questo nuovo modo free, soft, molti vantaggi in termini di risparmio economico rispetto ai costi che la gestione di un normale ufficio comporta.

Dunque più libertà di movimento e di espressione. Abbandonata la classica  giacca e cravatta si è passati a un abbigliamento più casual, meno formale, composto da T-Shirt e Jeans.

L’ atmosfera che si viene a creare è stimolante perché consente uno scambio di competenze e di idee che crea un surplus aggiuntivo di conoscenze e il lavoro diventa più agile, flessibile e piacevole.

Coworking e aspetti burocratici

Nel contratto di affitto deve essere indicata chiaramente la destinazione d’uso ufficio dell’immobile e le norme di sicurezza, secondo il decreto legislativo 81/08 del Testo Unico in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Bisogna verificare presso le sedi dell’ASL se la struttura è agibile e ottenere l’autorizzazione dalla stessa. Successivamente bisogna inviare una richiesta alla Questura competente, nel territorio in cui si intende aprire l’attività.

Subito dopo bisogna inviare la Comunicazione Unica per la nascita dell’impresa alla Camera di Commercio, segnalare l’inizio attività al Comune (SCIA), effettuare l’iscrizione al Registro delle Imprese, aprire la Partita Iva e  iscriversi all’INAIL.

Qualora tu abbia già un tuo ufficio e hai deciso di metterli a disposizione sotto la formula del Coworking allora gli adempimenti a tuo carico in termini di autorizzazioni e comunicazioni sono nulli.

Inoltre qualora si decidesse per il fai date , occorre aprire la partita iva e inquadrare il proprio spazio come struttura condivisa.

Costi per lavorare in Coworking

I costi sono accessibili a tutti, sia per chi usufruisce di una postazione individuale che di un ufficio ad ore.

Basti pensare che per un uso continuo, settimanale, senza limiti minimi di permanenza il costo è pari a 110,00 euro al mese più IVA per le postazioni individuali in open space.

Per le isole di lavoro composte da due postazioni il costo è pari a 300 euro al mese più IVA; per uffici indipendenti fino a 5 persone il costo mensile è pari a 450,00 euro al mese più IVA.

A questi servizi se ne aggiungono altri come l’affitto di una sala per le riunioni e per i meeting.

Le modalità di prenotazione avvengono telematicamente a mezzo email, dopo aver verificato la disponibilità della data e all’orario indicato, si riceverà una conferma cosicché si potrà procedere al saldo con bonifico, carta di credito o PayPal.

Clausole e riserve del Coworking

• il pagamento è anticipato prima ancora dell’utilizzo della propria postazione.
• non è possibile annullare la prenotazione, né modificare la data.
• la registrazione va effettuata con carta d’identità e contratto di utilizzo da stipulare all’arrivo.
• i costi regolarmente fatturati sono interamente deducibili.
• i prezzi possono subire variazioni senza obbligo di preavviso.
• non essendo un contratto di locazione a tutti gli effetti, non è possibile eleggere domicilio presso l’immobile ove si usufruisce di una postazione.

Contratto di Coworking

Il contratto di coworking è un contratto atipico che non viene disciplinato espressamente dal codice civile, ma viene comunque lasciato alle parti la libertà di determinarne il contenuto, la cosiddetta autonomia contrattuale prevista dall’art. 1322c.c.

Inoltre è un contratto oneroso perché il concedente ha il diritto di pretendere il pagamento di un canone periodico da parte di chi usufruisce degli spazi che lui mette a disposizione.

Potrebbe essere considerato l’unione di due contratti: il contratto di locazione e l’appalto di servizi.

Il contratto di Coworking presenta tratti comuni al contratto di locazione

Infatti secondo quanto previsto dall’art.1587 del c.c. il conduttore prende in locazione un bene, se ne serve per un tempo determinato, senza diventarne proprietario, pagando un affitto entro la scadenza concordata con il concedente.

Il proprietario invece per tutta la durata della locazione deve garantirne il pacifico godimento e deve eseguire tutte le riparazioni necessarie.

Secondo l’art.1578 se al momento della consegna la cosa locata è affetta da vizi tali da diminuirne il valore, allora il conduttore può chiedere la risoluzione del contratto, o una riduzione del corrispettivo

Il Coworking rientra nella forma del contratto di appalto laddove prevede l’obbligo da parte del conduttore di fornire tutto ciò che serve per garantire l’attività lavorativa di coloro che usufruiscono di questa forma di lavoro condiviso.

Deve, infatti, mettere a disposizione la connessione internet, l’energia elettrica, deve garantire una illuminazione ottimale, postazioni di lavoro gradevoli, spazi adeguati, scrivanie, librerie, scaffali, mensole, stampanti, fax, fotocopiatrici, pc.

Obblighi e responsabilità del concedente e dell’utilizzatore

Il proprietario deve garantire l’integrità degli impianti di luce e dell’acqua e che gli stessi siano a norma di legge.

E’ fondamentale dotare gli ambienti con sistemi antincendio e uscite di sicurezza. Inoltre deve assicurare la presenza di servizi igienici con l’uso dell’acqua. Deve provvedere a eliminare le barriere architettoniche.

Il proprietario dell’immobile deve garantire che le attrezzature indicate nel contratto siano funzionali perché qualora venga arrecato un danno all’attività lavorativa del professionista o che la stessa subisca un interruzione sarà ritenuto responsabile.

L’utilizzatore che si serve degli spazi e delle attrezzature che gli sono state messe a disposizione deve usare la diligenza del buon padre di famiglia.

Non deve arrecare danni agli stessi, non deve cederli a terzi, non deve smarrire le chiavi di accesso al locale.

Deve rispettare gli ambienti comuni e gli altri che si trovano a condividere gli stessi spazi.

Profili fiscali del Coworking

Per quanto concerne gli aspetti fiscali legati agli introiti derivanti dal contratto di affitto, che rappresentano guadagni, ossia ricavi, che incassa il proprietario e che concorrono a formare il suo reddito imponibile, sono soggetti a tassazione IRPEF, infatti i canoni riscossi vanno inseriti nella propria dichiarazione dei redditi.

L’utilizzatore, invece, potrà portare in detrazione i canoni di fitto pagati, che rappresentano costi, nella sua dichiarazione fiscale, interamente deducibili perché afferenti alla sua attività lavorativa.

Esempi di Coworking

Una storia di condivisione nasce a Milano, nello specifico a Lambrate. Nel 2008 prende vita un’ esperienza di Coworking, www.coworkingmilano.com

Più tardi è stata fonte di ispirazione di due giovani che credendo molto nei valori del lavoro condiviso non solo hanno deciso di aprire i loro spazi professionali al Coworking, http://www.coworkingproject.com/coworking-network/milano-clock-music-ortica/

ma  hanno pensato di creare un Bed&Breakfast, il Venturacinque  http://www.venturacinquebnb.com/ https://www.coworkingmilano.com/coworking-con-bed-and-breakfast/.

La loro è tra le poche iniziative in Italia che hanno saputo coniugare l’idea di Coworking e di Bed&Breakfast.

Sono stati inseriti nella piattaforma online dedicata a questa tipologia di condivisione. http://www.bedandbreakfastandcoworking.it

Altri casi concreti provengono dall’esperienza di Talent Garden, che mette a disposizione un grande spazio di Coworking in cui le persone sono unite da un idea comune, la passione per il web,  https://talentgarden.org/

Il Coworking rappresenta una valida alternativa per chi desidera mettersi in proprio ma non dispone di un immobile suo, né ha capitali da investire, né ha una solida esperienza lavorativa sul mercato tale da consentirgli di accedere al credito.

Pertanto con questa formula di lavoro è possibile ammortizzare i costi legati all’apertura di un’attività; inoltre il Coworking offre la possibilità di scambiare competenze e informazioni in contesti diversificati.

Coworking, un contratto in cui un soggetto (concendente) cede in locazione uno spazio attrezzato di lavoro ad un altro soggetto (utilizzatore) per svolgere la propria attività lavorativa.
Una locazione parziale che comprende anche tutte o parte delle attrezzature per poter lavorare.

Perchè il coworking

Un’attività nella cui sede si abbonda di uffici che non sono utilizzati o sale riunioni poco usate, avrebbe necessità di tagliare i costi.
Mentre d’altra parte potrebbe esserci qualcuno che ha bisogno di un ambiente di lavoro più confortevole ma che non può sostenere i costi per cambiarlo e migliorarlo, come ad esempio un professionista ad inizio carriera.

Il coworking mette in contatto queste 2 tipologie di esigenze:

• Da un lato di tagliare i costi per spazi inutilizzati;
  
• Dall’altra quella di avere uno spazio funzinale e confortevole per poter svolgere la propria professione.

Come guadagnare o risparmiare sull’ufficio quando chi ha spazi inutilizzati li da in locazione a chi nè ha esigenza.

Il contratto di coworking

E’ un contratto di locazione di uno spazio lavorativo attrezzato le cui parti essenziali sono:

• Una persona fisica o una società proprietaria di un immobile commerciale strutturato per avere postazioni di lavoro (sia fisicamente divise che open space con divisori);
  
• Solitamente una persona fisica che svolge una professione intellettuale e che, non potendo sostenere spese troppo elevate per locare un immobile proprio, intende avere una postazione lavorativa temporanea ma fornita anche dell’attrezzature per il proprio lavoro (minimo connessione a internet, scanner, stampanti, pc, etc..).

Nel contratto vanno definite tutte le attrezzature che il concedente fornirà, il tempo della locazione della postazione e soprattutto il canone che l’utilizzatore dovrà pagare.

Guadagnare e risparmiare sull’ufficio

Il concedente incasserà un canone definito nel contratto a fronte della messa a disposizione del proprio ufficio, cosi taglierà i suoi costi con un entrata, mentre l’utilizzatore potrà godere di una postazione lavorativa attrezzata risparmiando sulle spese fisse che avrebbe per avere un immobile suo oltre ai costi per attrezzare l’ufficio.

Spesso gli immobili strutturati per ospitare postazioni di lavoro sono dotati anche di sale riunioni che possono essere prenotate dagli utilizzatori delle postazioni con una spesa extra quantificata solitamente ad ore.

Una soluzione innovativa

Una tendenza partita nelle grandi metropoli statunitensi che si sta diffondendo a macchia d’olio anche dalle nostre parti.

Oltre a una soluzione per guadagnare o risparmiare sull’ufficio, noleggiare una postazione di lavoro in uno spazio condiviso con altri professionisti, può stimolare la nascita di sinergie lavorative, amicie e comunque conoscenze interessanti.

Non solo coworking ma  la completa condivisione degli spazi con la natura.

Ora che il fenomeno del coworking è molto diffuso in tutto il mondo, vengono creati anche spazi capaci di essere eco-sostenibili, e questo sembra essere un vantaggio non solo per l’ambiente ma anche per chi lavora al suo interno.

Esempi di Coworking Eco-sostenibile

Ci sono già alcuni esempi di questa teoria, come quella di Lisbona, nel Mercado da Ribeira, dove c’è Secondhome, un’azienda britannica che offre una delle forme più belle di coworking al mondo.

Gli interni sono stati progettati e realizzati da Lucía Cano e Josè Selgas, fondatori dello studio di architettura SelgasCano, e sono una vera serra.

Come sono gli interni di Secondhome

Tra un PC e l’altro, è un tavolo social lungo più di 70 metri sopra il quale ci sono circa 1.000 piante, sicuramente molto belle dal punto di vista estetico.

La struttura porta inoltre innumerevoli benefici ai coworker come il miglioramento dell’aria comune che a questo punto diventa molto salubre oltre alla riduzione del rumore si garantisce un maggiore senso di benessere.

Gli spazi di coworking all’avanguardia a Londra

Anche Londra può vantare il taglio di spazi di coworking all’avanguardia, con Huckletree che, oltre a prestare attenzione al risparmio energetico, Offre ai coworker un ambiente luminoso decorato con piante e mobili realizzati con materiali totalmente riciclati.

Coworking negli Stati Uniti

Infine, negli Stati Uniti, e in particolare a Denver, ci sono Green Spaces, costruiti con materiali che rispettano l’ambiente e che, tra le altre cose, prestano la massima attenzione al corretto trattamento dei rifiuti.

La presenza di pannelli solari, che sono ben posizionati sul tetto della struttura, la rendono energeticamente autosufficiente, e questo è un importantissimo valore aggiunto.

E’ importante che i contratti di Coworking siano allineati con la legislazione vigente visto che il 25 maggio 2018 è entrata in vigore la normativa in merito al Nuovo Regolamento Europeo sulla Privacy.

E’ possibile prendere visione di tutti gli aspetti della nuova normativa privacy sul sito di http://www.garanteprivacy.it/

Se anche a te entusiasma l’idea di creare uno spazio di  Coworking non esitare a contattarci per una consulenza!