Libri sociali e bilancio – cosa sono e come funzionano

Per la srl la legge regola la tenuta dei libri contabili e il bilancio. L’elencazione dei libri sociali che la s.r.l. deve istituire e conservare, onde documentare le fasi salienti dello svolgimento dell’attività di impresa in forma associata, è contenuta nell’art. 2478 c.c. (libri obbligatori). C’è l’obbligo per tutti gli imprenditori commerciali non piccoli, di curare la tenuta dei libri sociali e delle scritture contabili: il libro giornale; il libro degli inventari; la corrispondenza (lettere, telegrammi, fatture in originale); le scritture richieste dalla dimensione e dalla natura dell’impresa (libro mastro, libro magazzino, libro cassa). Per i criteri di redazione del bilancio si rinvia alla spa. C’è autonomia privata ampia. Il libro soci è stato eliminato e non è più obbligatorio (nel 2009 si) ma può esser ripristinato in via convenzionale.

Libro delle decisioni e processo di annotazione

Tra i libri sociali obbligatori vi è il libro delle decisioni dei soci –che non fa più riferimento alle “adunanze” e alle “deliberazioni dell’assemblea”, in quanto i soci possono assumere decisioni anche con modalità non collegiali. Sul libro devono essere trascritti: i verbali delle assemblee; le decisioni adottate secondo le nuove modalità extracollegiali. Il contenuto della documentazione, dovendo assolvere le stesse finalità informative, deve prescindere dal supporto utilizzato. L’annotazione nel libro contiene una sottoscrizione apposta dal presidente o dal segretario e in mancanza la sottoscrizione è apposta dagli amministratori.

C’è ‘obbligo per gli amministratori – cui è demandata la tenuta del libro – di provvedere «senza indugio» alla trascrizione dei verbali e delle decisioni assunte non collegialmente. Termine di impugnazione di 90 gg dall’annotazione della decisione sul libro, assumendo rilevanza di pubblicità endosocietaria. L’organo amministrativo ha un obbligo, che può evolvere in fonte di responsabilità qualora vi sia ritardo nella trascrizione; e nel libro dovrà essere annotata la data di adozione della decisione e quella in cui la trascrizione ha avuto luogo. La società deve tenere anche il libro delle decisioni degli amm, con riguardo al quale la norma non precisa alcunché. Vanno trascritte anche le decisioni assunte dagli amministratori in caso di amministrazione disgiunta o congiunta, mentre nel caso di amministratore unico no. Si rileva la scomparsa del riferimento al «CdA», dal che potrebbe ipotizzarsi la necessità che il libro sia istituito e tenuto anche in tali casi.

Ulteriori libri sociali e responsabilità degli amministratori

Altro libro obbligatorio è quello sulle decisioni del collegio sindacale. È stato invece soppresso il libro delle decisioni del revisore. I libri sociali dei soci, delle decisioni dei soci e delle decisioni degli amministratori sono tenuti dagli amministrare, mentre quello delle decisioni del collegio sindacale o del revisore unico è tenuto (collegialmente) dai sindaci o dal revisore. Gli amministratori possono tenere i libri sociali di loro competenza anche per delega, purché sia conferita a un amministratore e non ad un estraneo. Invece, relativamente ai sindaci, la dottrina è contraria alla delega, rimanendo l’onere in capo all’intero collegio. Essendo stata consentita, anche nelle s.r.l., la facoltà di emettere titoli di debito, pare doversi ipotizzare l’opportunità della tenuta del relativo libro – analogo a quello delle obbligazioni e degli strumenti finanziari delle Spa -, contenente almeno l’indicazione dell’ammontare dei titoli emessi e di quelli estinti, delle caratteristiche dei titoli, delle generalità dei possessori e/o titolari e delle vicende riguardanti i trasferimenti. Le srl possono prevedere un comitato esecutivo, come per le spa: sembrerebbe opportuno dotarsi anche del libro delle adunanze e delle deliberazioni relativo al comitato esecutivo.

Relazione tra società e socio unico

I contratti conclusi dalla società con l’unico socio e le operazioni a favore di questo sono opponibili ai creditori sociali solo se risultano dal libro delle decisioni degli amministratori o da atto scritto avente data certa anteriore al pignoramento. Prima della riforma il codice prevedeva solo che i contratti e le operazioni dovessero essere trascritti a libro, senza individuare una sanzione in caso di violazione. La nuova formulazione dell’art. 2478 c.c. richiede espressamente la forma scritta del contratto ai soli fini della sua opponibilità ai creditori sociali. La disciplina ha la funzione di risolvere l’eventuale conflitto tra i creditori della società e l’unico socio, dando rilievo all’annotazione dei contratti sul libro dell’organo amministrativo. Il mancato assolvimento di detti oneri comporta l’inopponibilità ai creditori sociali delle operazioni intercorse tra la società e il socio unico, senza che da ciò si generi l’invalidità degli atti, né l’inefficacia inter partes. La norma, non consentendo ai terzi l’ispezione dei libri sociali, rende possibile che i creditori possano essere opposti contratti ed operazioni di cui non hanno avuto né potevano avere conoscenza. La norma non richiama più la “trascrizione” dei contratti sul libro, limitandosi a richiedere che questi “risultino” dal libro, lasciando il dubbio che sia sufficiente un semplice richiamo nel libro, per il rispetto dell’obbligo formale. I contratti stipulati tra il socio unico e la società che questi rappresenta sono «iscritti a verbale o redatti per iscritto». L’inosservanza della previsione non produce alcun riflesso sulla responsabilità illimitata del socio unico, in quanto l’art. 2462 c.c. è ritenuto norma speciale e di stretta interpretazione.

Disposizioni sul Bilancio delle SRL

La disciplina del bilancio delle s.r.l., differentemente da quanto avveniva prima della riforma, è oggi contenuta nell’art. 2478 bis c.c. Con riferimento ai criteri di redazione del bilancio e dei suoi allegati sono richiamate le norme in materia di spa. È permesso alle società dalle ridotte dimensioni di redigere il bilancio in forma abbreviata. È stato abrogato il precedente obbligo per gli amministratori di depositare presso il registro delle imprese, entro 30 giorni dall’approvazione del bilancio, l’elenco dei soci e degli altri titolari di diritti sulle partecipazioni sociali. Le s.r.l. prive del collegio sindacale potranno redigere un bilancio in forma abbreviata secondo uno schema che dovrà essere indicato da un decreto del Ministero dell’EcoFin. La redazione e formazione del bilancio d’es sostanzialmente non muta a seconda che si sia in presenza di una spa o srl.

Approvazione, redazione e deposito del bilancio

All’autonomia statutaria – oggi ampia – non sembra permesso prevedere deroghe rispetto a quanto previsto dal cc. Nonostante la riforma del 2003 abbia modificato la disciplina delle s.r.l., non sembra possibile riconoscere ad essi la facoltà di apportare modifiche alla disciplina legale in materia di bilancio. Bilancio in forma abbreviata riservato alle società che nel primo esercizio o per due esercizi consecutivi non abbiano superato due dei seguenti limiti: tot attivo SP 4.400.000; ricavi 8.800.000; dipendenti 50. L’adozione di schemi di bilancio semplificati non comporta alcuna deroga ai principi generali: il raggruppamento è ammesso ove sia irrilevante distinguere con maggiore precisione tra le poste o favorisca la chiarezza del bilancio. La redazione del progetto di bilancio è di competenza dell’organo amministrativo. Anche il metodo della collegialità attenuata consente la partecipazione dell’organo amministrativo all’iter decisionale. L’art. 2479 c.c. stabilisce che l’approvazione del bilancio, così come la distribuzione degli utili, è di competenza esclusiva dei soci. Una volta approvato il progetto di bilancio, gli amministratori devono depositarlo, in copia, presso la sede sociale almeno 15 gg prima dell’assemblea chiamata ad approvarlo. Con tale documento, devono essere depositate: le relazioni degli amministratori; le relazioni dei sindaci o del revisore legale; le copie dell’ultimo bilancio delle società controllate; un riepilogo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio delle società collegate. Si vuole garantire ai soci la possibilità di essere informati sull’oggetto della delibera di approvazione: trattandosi di un termine posto nell’esclusivo interesse dei soci, essi potranno legittimamente rinunciarvi all’unanimità. Anche la decisione di approvazione del bilancio non deve essere necessariamente assunta col metodo assembleare: si ritiene sufficiente ricorrere a meccanismi di collegialità attenuata. Nella redazione del bilancio devono essere osservate tutte le norme in materia di spa, con l’esclusione di quelle incompatibili con le s.r.l., in quanto riferite ad istituti – quali le obbligazioni e gli strumenti finanziari partecipativi – non presenti in tale tipo societario.

Distribuzione degli Utili e Decisioni dei Soci

I soci devono approvare il bilancio e devono decidere in merito all’eventuale distribuzione degli utili. Tale decisione potrà essere validamente assunta solo qualora sussistano le condizioni richieste dalla legge. I soci non possono decidere, di volta in volta, le modalità di divisione degli utili tra loro, ma solo se distribuirli o no: una volta deliberata la distribuzione del risultato d’es, questo dovrà essere suddiviso tra tutti i soci in misura proporzionale alla loro partecipazione o nella diversa misura statutariamente prestabilita. La decisione afferente alla distribuzione degli utili deve riguardare, ad opinione della dottrina, l’an e il quantum, e mai le modalità di ripartizione, le quali devono essere stabilite ex ante e, quindi, secondo i criteri di proporzionalità o in quelli previsti nell’atto costitutivo. Sono oggi valide le clausole statutarie che stabiliscono la suddivisione degli utili tra quotisti in misura non proporzionale al valore dei conferimenti dagli stessi effettuati. Non è, invece, lecito, assegnare a singoli soci il compito di decidere in via esclusiva – o vietare – la distribuzione degli utili atteso che siffatta decisione deve essere sempre assunta con la partecipazione dei soci sulla base dei quorum previsti dalla legge o dall’atto costitutivo. È consentito invece attribuire ad uno o più soci il diritto di vedersi assegnata una parte di utili, anche a prescindere dalla delibera di distribuzione.

Regole per l’Erogazione dei Dividendi

I dividendi erogati, in mancanza dei requisiti richiesti dalla legge, non sono ripetibili allorché: i soci li hanno riscossi in buona fede; sulla scorta di un bilancio regolarmente approvato; da cui risultino utili netti corrispondenti. La regolare approvazione del bilancio implica il rispetto da tutti gli organi sociali dell’iter procedimentale stabilito dalla legge, ma non anche l’assenza di vizi del contenuto nel documento contabile: la regola della soluti retentio mira a tutelare il socio che abbia in buona fede fatto affidamento sul bilancio redatto dagli amministratori. La tenuta dei libri sociali obbligatori comporta, a favore della società, alcuni vantaggi: possibilità di utilizzarli come prova a proprio favore nei rapporti con altri imprenditori; possibilità di utilizzare gli estratti autentici delle scritture contabili per l’ottenimento di decreto ingiuntivo. L’efficacia nei confronti della società del trasferimento delle partecipazioni sociali è oggi determinata legislativamente dal deposito o dall’iscrizione dell’atto presso il Registro delle Imprese che diventerebbe un libro soci pubblico. La dottrina si è interrogata, sulle conseguenze derivanti dalla modifica con riguardo ai trasferimenti di partecipazioni sociali, in particolare là dove lo statuto contenga clausole che ne limitino la circolazione. Per garantire la conoscenza del trasferimento della circolazione della partecipazione, si ritiene opportuna una clausola statutaria che ponga a carico del cessionario l’onere di comunicare alla società l’acquisto della quota di partecipazione. Resta discussa la previsione di una clausola che ricolleghi la legittimazione all’es dei diritti sociali all’iscrizione del cessionario nel libro soci “facoltativo”, anche in relazione alle eventuali limitazioni alla circolazione delle partecipazioni sociali. In caso di omessa, incompleta o irregolare tenuta dei libri sociali, potrebbe prospettarsi la responsabilità degli amministrato verso la società, i soci o i terzi e la possibile revoca per giusta causa, oltre alla revoca giudiziale per “gravi irregolarità”. L’irregolare tenuta dei libri sociali dai soggetti a ciò preposti integra un’ipotesi di reato presupposto se commesso “nel suo interesse o a suo vantaggio”. L’irregolare tenuta dei libri sociali, ove si traduca nell’occultamento o dissimulazione di parte dell’attivo o nell’esposizione di poste passive non esistenti, potrebbe comportare la conversione della procedura di concordato in fallimento. L’invalidità delle decisioni dei soci, nella s.r.l., si connota per voler tutelare la stabilità degli atti societari e l’affidamento dei terzi. Ciò vale per le decisioni di approvazione del bilancio, che non possono essere impugnate una volta approvato il bilancio dell’es successivo. La delibera di approvazione del bilancio può essere impugnata per vizi sanzionati da annullabilità o da nullità.

Integra causa di annullabilità della decisione dei soci ogni violazione dell’iter di approvazione del bilancio di es, che «inizia con la redazione del progetto dagli amministratori e termina con la pubblicazione del bilancio col suo deposito presso il Registro delle imprese», motivo per il quale «ciò che si verifica prima della redazione del progetto o dopo il deposito non rientra nel procedimento. Il procedimento di approvazione del bilancio d’esercizio coinvolge l’organo amm, l’organo di controllo, i soci chiamati ad approvare il progetto di bilancio.

L’invalidità delle decisioni

L’invalidità delle decisioni dell’organo amministratori possono comportare l’invalidità della decisione finale dei soci di approvazione.

È causa di nullità della decisione di approvazione del bilancio qualunque violazione delle norme che disciplinano la redazione del bilancio, le quali sono elevate al rango di norme imperative preso atto della funzione informativa che svolge nei confronti dei soci e dei terzi. Nella srl non è configurabile un diritto soggettivo ed individuale agli utili in assenza di una preventiva decisione dei soci che abbia statuito distribuzione. Come nelle spa è a questi riservata la facoltà di disporne l’eventuale accantonamento o il reimpiego nell’interesse della società. Il diritto al dividendo si origina se la maggioranza assembleare ne dispone la devoluzione ai soci, mentre, prima di tale momento, vi è una semplice aspettativa di fatto, potendo l’assemblea sociale impiegare diversamente gli utili o rinviarne la distribuzione nel più generale interesse della società.

Il provvedimento formazione del bilancio è indisponibile per i soci. Aspettativa: situazione giuridico soggettiva che ha il socio prima della decisione di distribuzione degli utili; dopo invece è una situazione di diritto soggettivo. In caso di omessa o irregolare tenuta dei libri sociali contabili l’organo amministrativo può rispondere per danni, revocato per giusta causa oltre che dall’autorità giudiziaria (gravi irregolarità).