Nell’ambito delle società per azioni (Spa) l’obbligo di tenere i libri sociali è regolato dall’articolo 2421 del codice civile . Assicurare la conformità alle leggi vigenti è essenziale per le aziende. Pertanto i libri che registrano le attività decisionali degli organi sociali di società rivestono una grande importanza
Indice della guida
Libro dei soci
il “libro dei soci” rappresenta l’obbligo primario. In esso sono annotate minuziosamente tutte le peculiarità riguardanti ogni tipologia d’azione: quantità possedute intestatari (con indicativamente nome e cognome per quelle nominali) operazioni di cessione o limitazioni sui diritti associati interessi particolari dei pagamento avvenuti è indispensabile utilizzare questo registro per tenere conto accuratamente delle partecipazioni azionarie e garantire l’assegnazione adeguata dei titoli agli interessati.
Libro delle obbligazioni
nell’articolo 2421 viene richiesto come secondo registro il “libro delle obbligazioni”. Nell’apposito registro verranno annotati tutti i dati relativi all’importo delle obbligazioni messe in circolazione ed estinte comprensivi anche dei nominativi per monitorare l’emissione e l’estinzione delle obbligazioni aziendali questo registro è fondamentale.
Resoconti adunanze e deliberazioni
l’articolo 2421 prescrive la registrazione delle adunanze e delle deliberazioni degli organi sociali dove nel “libro delle adunanze e delle deliberazioni” verranno inseriti i verbali redatti per atto pubblico oltre alle decisioni assunte nelle assemblee dei soci. È necessario che tutte le decisioni prese dal consiglio di amministrazione siano registrate nel “libro delle adunanze e dalle deliberazioni”. Va notato che c’è bisogno di una documentazione completa per tutte le decisioni prese dalla direzione aziendale.
Libro adunanze e deliberazioni organi controllo
gli incontri e i processi decisionali degli enti che svolgono ruoli chiave come quello del collegio sindacale o del consiglio è necessario inserire nel registro non solo le deliberazioni bensì anche i verbali delle riunioni di tesi organismi.
Libro adunanze e deliberazioni del comitato esecutivo
le adunanze e le deliberazioni del comitato esecutivo sono registrate nel sesto libro. Nel contesto della struttura aziendale il documento di registrazione assume un’importanza fondamentale nel registrare accuratamente tutte le decisioni e attività intraprese dal comitato esecutivo.
Libro delle adunanze e deliberazioni assemblee obbligazionisti
La necessità del settimo registro si verifica solo nel caso in cui la società abbia emesso obbligazioni. La registrazione accurata dei dibattiti e dei provvedimenti presi nelle assemblee degli obbligazionisti è cruciale ed è garantita dal “libro delle adunanze e delibazioni relative agli incontri”.
Libro degli strumenti finanziari
il “libro degli strumenti finanziari” emessi ai sensi dell’articolo 2447 sexies del codice civile è previsto come ottavo e ultimo registro obbligatorio. In questo registro sono segnati tutti gli strumenti finanziari che la società per azioni ha emesso.
Dovrebbe essere preso in considerazione il fatto che la responsabilità di tenere aggiornati i vari registri spetta a diverse figure aziendali. Sia gli amministratori che i membri del consiglio di gestione devono assumersi la responsabilità dei libri numerati da uno a otto escluso il numero cinque. Il compito di tenere sotto controllo e amministrare i contenuti nel libro numero 5 spetta al collegio sindacale ai membri della sorveglianza o a un apposito comitato. Al contrario la supervisione e l’amministrazione delle informazioni contenute nel libro 6 sono affidate direttamente all’esecutivo e il libro numero 7 è di competenza del rappresentante comune degli obbligazionisti.
Conclusioni
È importante notare che prima che i libri possano essere utilizzati è necessario seguirle disposizioni dell’articolo 2215 del codice civile. Conformemente a tali regole tutte le pagine dei libri dovranno avere una numerazione progressiva ed essere contrassegnate con un timbro ufficiale per assicurare l’autenticità e la validità legale dei documenti.
Nel codice civile è stato precisato con chiarezza all’articolo 2421 quali sono i libri sociali obbligatori da mantenere nelle società per azioni. L’obiettivo è fornire istruzioni esaustive su quali informazioni debbano essere registrate nei diversi registri. Affinché sia garantita un’adeguata conformità ai regolamenti stabiliti dalle autorità competenti in materia di diritto commerciale ed europeo nonché una chiara tracciabilità dell’andamento degli affari societari nel tempo con riflessi anche sulla corretta applicazione dei principi di corporate governance impiegati attingendo anche al variegato patrimonio letterario esistente nei registri contabili aziendali.