Riunione aziendale: Come organizzarla e condurla

La riunione aziendale è un momento in cui si fa il punto della situazione, in cui ci si confronta, si discute su ciò che va migliorato. Come organizzarla e condurla

La riunione aziendale è un momento in cui si fa il punto della situazione, in cui ci si confronta, si discute su ciò che va migliorato e in che modo migliorarlo, si pongono gli obiettivi da raggiungere, analizzando il ruolo e le competenze di ogni risorsa umana, all’interno dell’azienda.

Quando fare una Riunione aziendale

Occorre capire però quando è necessario fare una riunione, quali sono le tempistiche per interrompere l’ordinario orario di lavoro e sospendere le attività per riunirsi intorno ad un tavolo; dunque occorre capire come rendere produttiva ed efficace la riunione, ottimizzando il tempo a disposizione.

Una riunione può essere svolta per prendere decisioni in merito ad un nuovo progetto, per superare periodi di crisi, oppure per capire quali sono le esigenze dell’azienda in termini di assunzione di personale per incrementi di produttività.

Se l’azienda è piccola, e non ha particolari esigenze di aumentare il fatturato, di fare nuovi investimenti, di ristrutturare l’assetto interno, allora si può stabilire una riunione ogni due mesi o, qualora ricorrano esigenze diverse, è possibile anticiparla.

Il dirigente deve saper interpretare i bisogni, le necessità del team e capire quando è il momento cruciale,  per riunirsi insieme e discutere.

 Come organizzare una Riunione aziendale

E’ consigliabile seguire uno schema, organizzare delle slide in Power Point, che descrivono gli argomenti da trattare in seno alla riunione, dunque occorre organizzare la parte descrittiva e le parti grafiche che a volte aiutano a spiegare meglio i concetti, infatti le immagini chiariscono meglio un’ idea.

Bisogna preparare il materiale cartaceo necessario, brochure, dépliant, cartelline con fogli e penne per consentire ai partecipanti di prendere appunti, di annotare dubbi o di scrivere domande che saranno rivolte nel corso della riunione ; occorre prevedere la durata della stessa, in genere, non può superare le due con un intervallo di pausa per consentire un’agevole attenzione.

Occorre predisporre un computer portatile e un proiettore per far scorrere le slide e le immagini grafiche.

Successivamente occorre scrivere l’oggetto della riunione, un titolo che racchiude la motivazione della riunione, con i nomi dei partecipanti e dei relatori, dirigenti, titolari, segretari coloro che prenderanno la parola per primi nel corso del dibattito e predisporre la sala, accogliente, pulita, ordinata e attrezzata di tutto il necessario, dalle bottiglie di acque e bicchieri, pacchetti di fazzoletti, salviettine imbevute, aria condizionata se è il periodo estivo, riscaldamenti adeguati nel periodo invernale.

In che modo è davvero efficace la Riunione aziendale

Una riunione è efficace se è stata capace di entusiasmare, di incuriosire, di chiarire tutti i dubbi e di porre le basi per una futura collaborazione sempre più rappresentativa degli interessi aziendali comuni.

La riunione deve consentire la partecipazione di tutti attivamente, deve sollevare incertezze, deve indurre tutti a fare domande, a parlare, ma soprattutto deve consentire un ascolto attivo, il dirigente che dialoga deve mantenere una discussione aperta tutti devo manifestare ciò che pensano senza timore, senza sentirsi a disagio. Dunque la riunione deve essere dinamica, energica, vivace capace di destare meraviglia e di rendere tutti più laboriosi, intraprendenti, deve far nascere una crescente voglia di fare,  di prevalere sulla concorrenza e di essere più operosi.

Portiamo in azienda i risultati con la Riunione aziendale

La riunione si concluderà con un verbale che riporterà tutti i punti discussi in seno alla riunione, le decisioni assunte e le azioni da mettere in atto per realizzare quanto detto. La pianificazione servirà a portare in azienda i risultati. Ogni partecipante esprimerà un giudizio, un feedback su quanto appreso durante la riunione.

Un consiglio potresti organizzare le riunioni anche fuori dall’ ambiente aziendale, magari potresti scegliere una location suggestiva e far precedere la riunione da inviti formali, bigliettini scritti con la data, l’ora e l’oggetto della riunione.

Potrebbe essere una sorta di meeting di lavoro, che può svolgersi all’aperto, nei giardini di un hotel o in un’ampia sala di un ristorante adibita a riunione aziendale, ciò per consentire a tutti di essere più liberi di esprimersi e maturare idee e soluzione più creative.

A questo proposito ti suggerisco un sito che ti consente di scegliere il luogo che meglio soddisfa le tue aspettative.

Il sito si compone di varie sezioni dalla location eventi, al marketing alberghiero, all’organizzazione di eventi, cliccando su ognuna di esse scoprirai quale è la struttura più adatta a te, inoltre il sito di si compone di un assistente virtuale che può darti una mano nella ricerca e di una chat  attiva per il servizio clienti che allo stesso modo può aiutarti per qualsiasi problema.

Se hai un’azienda e non sai come organizzare e gestire una riunione, in modo vincente, affidati a noi ti daremo suggerimenti utili per la pianificazione