Controllo di gestione – Strategie, obiettivi, misurazione e ruoli

Le piccole e medie imprese traggono un beneficio dal controllo di gestione data la sua capacità intrinseca di fornire una risposta quasi conversazionale circa la performance aziendale: è come se l’azienda parlasse e indicasse dove e come è possibile elevare la propria efficacia. Questo meccanismo di feedback si rivela ancor più prezioso quando illumina con precisione le aree di forza di ogni singola componente dell’apparato produttivo permettendo agli imprenditori di scorgere con chiarezza le squadre che spiccano per risultati. L’ostacolo maggiore che talvolta sorge è rappresentato dalla comprensione non sempre limpida da parte di chi dirige: i dirigenti possono percepire la complessità del Controllo di Gestione come un’entità astratta distante dalla realtà operativa quando in verità essa è l’essenza stessa della strategia aziendale.

Strategie e controllo in 2 minuti – Video

Definizione degli obiettivi

Nell’ambiente dinamico degli affari contemporanei una pratica introdotta da Peter Drucker nel lontano 1954 ha dimostrato di resistere al tempo per la sua efficienza. Questa pratica chiamata definizione chiara degli obiettivi (MBO) è divenuta essenziale per valutare quanto una società si avvicini ai suoi obiettivi di lungo termine, di team e individuali definiti dalla direzione. È cruciale sottolineare come la definizione di obiettivi realistici e raggiungibili sia alla base del successo aziendale: questa definizione non avviene in un vuoto ma richiede un’analisi dettagliata delle necessità dell’impresa. La risoluzione di problemi interni, l’identificazione di bisogni formativi e la considerazione di passati successi e fallimenti sono solo alcune delle componenti che entrano in gioco.
Dopo aver effettuato un’analisi così profonda e dettagliata gli obiettivi vengono quindi quantificati. Non è raro che si ricorra a software avanzati per gestire questi dati, e successivamente questi obiettivi vengono comunicati a tutto il personale dell’azienda. Questo garantisce che tutti siano sulla stessa pagina e comprendano appieno dove l’azienda intende andare e come intende arrivarci. Questo allineamento tra i dipendenti e gli obiettivi aziendali è essenziale per garantire che le operazioni quotidiane conducano effettivamente verso il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Principio di controllabilità

Nel mondo degli affari è fondamentale che ogni manager sappia esattamente di cosa è responsabile. Il Principio di Controllabilità interviene in questo contesto stabilendo che un manager dovrebbe essere tenuto responsabile solo per quei risultati o variabili che è in grado di controllare direttamente. Questo concetto è particolarmente prezioso quando si valutano le decisioni manageriali. Focalizzandosi sui risultati aziendali e tralasciando le variabili non controllabili si assicura una valutazione più equa e accurata delle performance dei manager. All’interno di un sistema dinamico la controllabilità assume un’ulteriore dimensione riferendosi alla capacità di un sistema di evolvere e raggiungere qualsiasi stato attraverso gli input appropriati.

Misurabilità dei risultati

Per avere una chiara idea del funzionamento di una strategia è fondamentale poter misurare i risultati ottenuti. La misurabilità dei risultati viene ottenuta attraverso una raccolta e analisi periodica dei dati utilizzando indicatori specifici che sono stati definiti nella fase di pianificazione. Esempi di questi indicatori possono includere aspetti finanziari o legati alla produttività. Questa misurazione continua dei risultati è fondamentale non solo per fornire un feedback sull’efficacia delle strategie in atto ma anche per identificare aree di miglioramento e prendere azioni correttive in tempo reale.
In un contesto moderno di affari il ruolo della tecnologia è ineludibile. Software avanzati spesso facilitano l’analisi dei dati e la valutazione delle performance, rendendo il processo più fluido e accurato. Durante il piano operativo l’importanza di questa fase di misurazione non può essere sottovalutata. Le informazioni ottenute da questa fase vengono utilizzate dai responsabili di progetto per determinare se sono necessari cambiamenti per garantire che ci si avvicini sempre di più agli obiettivi pianificati.

Gli Indicatori

Gli Indicatori di Controllo di Gestione (KPI, Key Performance Indicators) sono fondamentali per valutare l’efficacia delle strategie adottate e il progresso nell’ottenimento degli obiettivi stabiliti. Quando si scelgono e si implementano KPI è essenziale fare in modo che siano congruenti con gli obiettivi strategici dell’entità e che forniscono spunti validi per prendere decisioni. Non solo ci sono KPI che riguardano aspetti monetari economici patrimoniali e di produttività ma bisogna sempre considerare la specificità dell’azienda e del mercato in cui si muove. Tra i molti KPI che le aziende possono adottare figurano i Critical Success Factors (CSF) il Management Accounting e ovviamente la Balanced Scorecard (BSC). Gli indicatori di processo e quelli di risultato sono altrettanto fondamentali specialmente nella gestione di enti locali. Quando si utilizzano KPI strutturati correttamente si definisce più chiaramente la strategia d’impresa collegando gli indicatori in una trama logica che punta al conseguimento degli obiettivi a lungo termine.

Ruolo del Controller

Un controller ha il compito di monitorare con attenzione le operazioni dell’azienda registrare e gestire i dati con l’aiuto di appropriati sistemi gestionali e anche analizzare i processi aziendali per stabilire le migliori procedure di controllo di gestione. È il controller che si occupa di valutare le prestazioni di verificare l’efficienza della contabilità del reporting e del sistema di controllo interno dell’azienda. Uno degli obiettivi principali è fare in modo che l’entità proceda verso la realizzazione degli obiettivi verificando come vengono utilizzate le risorse e supportando la presa di decisioni grazie alla creazione e controllo di report e processi aziendali. Ma non solo il Controller collabora anche con il dipartimento di Amministrazione Finanza e Controllo svolgendo un ruolo chiave nel coordinamento delle operazioni di controllo di gestione e supportando le attività di pianificazione. Non da ultimo si occupa anche di contabilità analitica e di gestione del budget comprendendo previsioni e definizione di obiettivi. Avere una buona conoscenza dei software contabili e delle tecnologie è spesso fondamentale per svolgere bene il proprio lavoro perché permette una migliore analisi e gestione dei dati favorendo il successo aziendale nel lungo periodo.

Fasi

Il controllo di gestione non è un processo statico ma si sviluppa attraverso varie fasi che assicurano che gli obiettivi vengano raggiunti nel miglior modo possibile. Queste fasi sono:

• Pianificazione: Qui si tratta di definire e elaborare le strategie aziendali che riguardano il lungo il medio e il breve termine. Definire gli obiettivi e come questi verranno perseguiti è essenziale. Ovviamente in questa fase si scelgono anche i KPI che verranno utilizzati nelle fasi successive per monitorare il progresso​
• Esecuzione: Durante l’esecuzione le risorse dell’azienda vengono impiegate al fine di raggiungere gli obiettivi che sono stati precedentemente fissati​
• Misurazione: Attraverso l’intero piano di controllo di gestione c’è la necessità di raccogliere dati in modo periodico sfruttando gli indicatori scelti durante la pianificazione. Questo passo è fondamentale per valutare come stanno andando le cose e dove si può migliorare​
• Analisi degli Scostamenti (Variance Analysis): Qui si confrontano i risultati che erano stati pianificati con quelli che sono stati realmente ottenuti. Questo permette di capire dove si è andati fuori strada e come rimediare​
• Reporting del Controllo Direzionale: Fare report è una componente fondamentale del controllo di gestione. In questa fase si comunicano i risultati delle analisi fatte precedentemente fornendo informazioni preziose per chi deve prendere decisioni​

Strumenti

Esistono svariati strumenti che servono per misurare monitorare e gestire le performance aziendali. Tra questi abbiamo:

• Budget: Questo è uno strumento fondamentale per la pianificazione sia finanziaria che operativa. Fornisce una prospettiva sulle attività dell’azienda per l’anno futuro come le vendite la produzione e gli acquisti. Si traduce in un bilancio preventivo che dovrebbe rappresentare il primo anno di un piano più ampio come potrebbe essere un business plan aiutando così nella pianificazione e nella valutazione delle necessità finanziarie dell’azienda​
• Contabilità Generale e Contabilità Analitica: Mentre la contabilità generale si occupa di tenere traccia dei movimenti finanziari e dei relativi ricavi e costi l’analitica si concentra su specifici oggetti di gestione come i prodotti aiutando a determinare il costo e fornendo dati essenziali per decisioni come il prezzo di vendita​
• Rilevazioni Extra Contabili: Questi strumenti forniscono dati non strettamente legati alla contabilità ma che sono utili per avere un quadro completo dell’andamento aziendale. Alcuni esempi sono le quantità vendute le ore lavorate e i tempi di consegna​
• Break Even Analysis: Questo strumento è utilissimo per capire quando l’azienda raggiungerà il punto di pareggio e può fornire spunti validi per la pianificazione finanziaria​
• Metodologie e Tecnologie di Calcolo: Gli strumenti di controllo di gestione possono fare uso di diverse metodologie di calcolo per valutare i risultati ottenuti. Queste metodologie possono avvalersi di tecnologie come l’Information Technology che migliorano la precisione e l’efficacia del controllo​

Traduzione della strategia aziendale in azioni

Uno strumento che è diventato sempre più cruciale per il processo di traduzione della strategia è senza dubbio la Balanced Scorecard (BSC). Questo particolare strumento ha la capacità di prendere la visione così come la strategia dell’azienda e metamorfosarla in obiettivi misurabili e azioni tangibili. Cosa interessante della BSC è come essa divide la strategia in quattro prospettive distintamente: quella finanziaria quella del cliente quella legata ai processi interni e infine quella dell’apprendimento e crescita. Questa segmentazione consente una comprensione più profonda e una comunicazione decisamente più incisiva degli obiettivi aziendali attraversando tutti i gradi e settori dell’organizzazione.

Oltre a ciò la BSC gioca un ruolo fondamentale nel tradurre obiettivi di alto livello in obiettivi operativi che possono essere misurati e analizzati. Questa traduzione dalla strategia ad azioni tangibili assicura che ogni singolo elemento dell’organizzazione stia puntando nella medesima direzione e perseguendo gli stessi obiettivi. La BSC non si ferma qui poiché offre anche un set molto equilibrato di indicatori che sia finanziari che di altra natura e questi sono inestimabilmente collegati tra loro. Questi indicatori sono fondamentali nel monitorare quanto si sta avvicinando all’obiettivo ma anche forniscono feedback di valore inestimabile per decisioni informate e ponderate. Guardando al di là della misura delle performance si può dire che la BSC facilita in maniera marcata il processo di rendere concreta la strategia a livello operativo assicurando una definizione chiara degli obiettivi e la capacità di misurare l’avanzamento verso il loro compimento.

Valutazione e adattamento nelle strategie

Quando si parla di valutare le performance aziendali è essenziale capire quanto bene l’organizzazione sta facendo nel raggiungere i suoi obiettivi e un’ottima maniera per fare ciò è attraverso l’utilizzo di Indicatori Chiave di Performance o KPI per abbreviare. Questi indicatori sono fondamentali nel dare una idea del successo e nel tenere traccia di quanto si avvicina al raggiungimento degli obiettivi. Da un altro punto di vista il controllo di gestione strategico porta con sé una necessità di pianificazione costante un occhio sempre aperto per monitorare e un’abilità di adattarsi in modo flessibile alle attività operative per garantire che gli obiettivi vengano raggiunti. Questo pone una enfasi particolare sull’adattamento strategico basato sulle esigenze in continua evoluzione del mercato e alle sfide che emergono in maniera inaspettata.
Ponendo una maggiore attenzione l’adattamento alle sfide in continua evoluzione del mercato è una chiave di volta per mantenere la rilevanza del controllo di gestione. Le organizzazioni che vogliono rimanere al passo e avanti rispetto ai concorrenti devono sempre tenere un occhio aperto sulle tendenze emergenti nel settore devono avere le orecchie ben aperte per raccogliere feedback dalle varie entità interessate e devono avere la capacità di muoversi e adattarsi con rapidità alle nuove situazioni assicurando che il controllo di gestione sia sempre sul pezzo e rilevante in ogni momento.

Domande frequenti

Quali sono gli strumenti di controllo di gestione? Gli strumenti chiave includono budgeting, contabilità analitica, contabilità generale, reporting, ottimizzazione dei processi e PMI (Project Management Institute). Consiglio: Integrare gli strumenti con tecnologie moderne come software di Business Intelligence può aumentare l’efficacia del controllo di gestione.

Quali sono le 4 fasi della gestione? Programmazione, Controllo, Proiezione e, apparentemente dalla fonte fornita, c’è una fase mancante. Consiglio: L’attuazione potrebbe essere considerata la quarta fase, durante la quale si mettono in pratica le strategie previste.

Che cosa si intende per controllo di gestione? È un insieme di strumenti tecnico-contabili per guidare le decisioni aziendali verso l’efficienza, l’efficacia e il raggiungimento degli obiettivi. Consiglio: È essenziale che il controllo di gestione sia flessibile e adattabile alle mutevoli condizioni del mercato.

Qual è lo strumento essenziale per impostare il controllo di gestione? Il budget d’esercizio è fondamentale. Esso comprende conto economico previsionale, stato patrimoniale previsionale e rendiconto finanziario previsionale. Consiglio: Mantenere il budget aggiornato e confrontarlo regolarmente con i risultati effettivi per identificare e correggere le discrepanze.

A cosa serve la pianificazione e il controllo di gestione? Serve a identificare e correggere le perdite, ottimizzando l’uso delle risorse e riducendo gli sprechi. Consiglio: La pianificazione e il controllo dovrebbero essere considerati come un ciclo continuo piuttosto che come un’attività una tantum.

Come è composto il sistema di controllo? Include sensori, trasduttori e trasmettitori. Consiglio: Una manutenzione regolare e l’aggiornamento dei componenti possono garantire una maggiore precisione nel controllo.

Quanti tipi di gestione ci sono? Esistono diversi tipi: gestione caratteristica, patrimoniale, finanziaria e fiscale. Consiglio: Ogni tipo di gestione richiede competenze e strumenti specifici. Assicurarsi di avere le competenze giuste nel team per ciascun tipo.

Quali sono le fasi della pianificazione e controllo? Si tratta di programmazione, azione, controllo e miglioramento. Consiglio: Ogni fase dovrebbe avere chiari indicatori di performance (KPI) associati per misurare il successo.

Quali sono le principali fasi del processo di pianificazione? Le fasi includono identificazione, raccolta di informazioni, analisi SWOT, redazione, esecuzione e monitoraggio. Consiglio: L’analisi SWOT dovrebbe essere fatta regolarmente per adattarsi alle mutevoli condizioni esterne.

Chi effettua controllo di gestione? È il compito del Controller o del Responsabile del Controllo di Gestione. Consiglio: Il controller dovrebbe avere una forte collaborazione con tutti i dipartimenti aziendali per avere una visione completa.

Chi è il responsabile controllo di gestione? È il Controller o il Responsabile del Controllo di Gestione che analizza e valuta l’andamento economico-finanziario dell’azienda. Consiglio: Questa figura dovrebbe partecipare attivamente alle decisioni strategiche dell’azienda.

Cosa deve sapere un controller? Un controller dovrebbe avere una profonda conoscenza della contabilità analitica, delle tecniche di budgeting, dei principali KPI aziendali, dei sistemi informatici di gestione e di reportistica. Consiglio: La formazione continua e l’aggiornamento sono essenziali per un controller, data la rapida evoluzione degli strumenti e delle metodologie in questo campo.

Conclusioni

Le strategie di controllo di gestione facilitano la pianificazione, la misurazione, l’analisi e l’adattamento continuo, contribuendo a guidare l’organizzazione verso il raggiungimento degli obiettivi prestabiliti. L’implementazione efficace del controllo di gestione richiede una chiara definizione degli obiettivi, una comprensione del principio di controllabilità, una misurazione accurata dei risultati, e un utilizzo efficace degli indicatori di controllo di gestione.

Il ruolo del Controller è centrale in questo processo, così come l’impiego di strumenti adeguati del controllo di gestione. Inoltre, la traduzione della strategia aziendale in azioni operative e la valutazione e l’adattamento continuo alle esigenze e alle sfide emergenti sono cruciali per mantenere l’efficacia del controllo di gestione e garantire il successo a lungo termine dell’organizzazione.